Lưu ý và hướng dẫn cấu hình Privacy trên Office 365 SharePoint Site Group

Như chúng ta đã biết, Office 365 Group là một hệ sinh thái, trong đó mỗi thành viên khi tham gia vào Public hay Private Group sẽ có quyền truy cập tất cả các thành phần khác của một Office 365 Group. Những thành phần này bao gồm:

SharePoint Site
Plan in Planner
MS Teams
Distribution list in Outlook
Group Calendar in Outlook

Do đó, thiếu sót trong việc kiểm soát thành viên của một Group có thể dẫn tới khả năng rò rỉ dữ liệu rất lớn - khi những thông tin nhạy cảm được các thành viên trong Group chia sẽ như file mật khẩu, kế hoạch dự án, các sản phẩm, tất cả email, giao dịch gửi trong nhóm, … đều được công khai cho những người khác cùng xem.

Owner của O365 Group có thể quản lý Privacy đơn giản thông qua việc cấu hình Private Group hoặc Public Group. Trong document này sẽ lấy ví dụ thực hiện cấu hình Privacy trên SharePoint Site.

Private Group

Theo mặc định, khi một Group trên Microsoft Office 365 được tạo mới thì Group đó sẽ có privacy mặc định là Private. Có nghĩa là chỉ những thành viên được owner phê duyệt trong tổ chức mới có thể xem nội dung bên trong Group. Những người khác thuộc tổ chức (vng.com.vn) khi không được phê duyệt đều không thể xem nội dung trong nhóm.

Trên SharePoint Site khi click tạo new Site, mặc định privacy settings là Private, hoặc owner cũng có thể click chọn Private – only members can access this site:

Sau đó, Site mới sẽ được tạo cùng với một Private Group cùng tên.

Permission hiện tại của site có thể xem ở setting -> Site permissions.

Theo đó setting này đảm bảo chỉ những members trong Group có quyền xem và sửa nội dung trong Group trong khi những thành viên khác trong tổ chức mà không phải thành viên của Group thì không có quyền.

Public Group

Trong Public Group, bất kỳ thành viên nào cũng có thể tham gia và có quyền truy cập thêm/ xóa/sửa vào tất cả các nội dung của Office 365 (Trang SharePoint, Planner, Calender, Teams…) mà không cần sự phê duyệt từ Owner.

Ở setting ví dụ này khác với setting ở Private Group. Có thể thấy tất cả những người khác trong tổ chức (vng.com.vn) đều là thành viên của Group, những người này có quyền add/edit/delete trong Group như những thành viên khác được add bởi Owner.

Thay đổi từ Public sang Private Group

Có nhiều cách để thực hiện thay đổi privacy của O365 Group từ Public sang Private Group, dưới đây là một cách thực hiện Owner có thể tham khảo:

Trên SharePoint, chọn Conversations để chuyển hướng sang Outlook mail
Click vào icon của Group để hiện cửa sổ edit Group
Click edit, thay đổi từ Public sang Private ở setting Privacy và bấm Save
Owner kiểm tra lại trạng thái group và permissions liên quan

Tham khảo

https://sharepointmaven.com/public-vs-private-office-365-groups/

https://www.mrsharepoint.guru/microsoft-office-365-groups-private-vs-public/