Các module thiết yếu nhất của một hệ thống phần mềm ERP (Phần 1)

Giá trị của một phần mềm ERP được thể hiện rõ nhất ở khả năng tập trung tất cả các dịch vụ xử lý trong và ngoài văn phòng công ty vào chung một chỗ.

Xu hướng phần mềm ERP trên thế giới cho phép nhiều module ERP khác nhau có thể được thêm vào hệ thống để tạo ra các giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Phần mềm ERP với khả năng module hóa cao là một công cụ hấp dẫn và dễ dàng tuỳ chỉnh cho phù hợp với nhiều quy trình công việc khác nhau.

Các doanh nghiệp thường ưu tiên chọn các module ERP cho các lĩnh vực hoạt động cốt lõi nhất của mình. Nếu đang muốn ứng dụng phần mềm ERP vào hệ thống của công ty mình, điều quan trọng là bạn phải biết chọn module nào phù hợp và cần thiết nhất. Dưới đây là danh sách các module ERP hàng đầu mà các doanh nghiệp thường xuyên lựa chọn triển khai khi mới bắt đầu.

1. Quản lý tài chính

Các module quản lý tài chính luôn là lựa chọn đầu tiên và là một trong những công cụ hữu ích nhất bạn có thể đưa vào phần mềm ERP của mình. Hiển nhiên, tài chính là xương sống của doanh nghiệp, và một công cụ quản lý tài chính hiệu quả sẽ làm mọi bộ phận trong công ty vận hành trơn tru. Chẳng hạn module quản lý tài chính có thể sử dụng dữ liệu bán hàng theo thời gian thực để tính toán doanh thu kiếm được.

Xét về mặt cốt lõi, ERP là một quy trình tập trung hóa công việc và thông tin, vì vậy các công cụ tài chính sẽ giúp bạn tổng hợp và quản lý dòng tiền di chuyển trong toàn bộ công ty của mình. Bạn sẽ có thể xem toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp trong module ERP, từ tài chính cho nhân sự đến cho marketing. Điều này thường bao gồm các tính năng như sổ cái chung, các khoản thu và chi ở mức cơ bản nhất.

Các tính năng bảo mật, một hệ thống đa tiền tệ cho các giao dịch toàn cầu, cũng như cảnh báo khi tài chính giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định, đó cũng là các tính năng phổ biến khác của một module quản lý tài chính điển hình. Bạn có thể muốn xem xét đến các tính năng này khi thực hiện lựa chọn module tài chính cho phần mềm ERP.

2. Quản lý chuỗi cung ứng

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng là điều thiết yếu trong kinh doanh, nhưng rất khó để làm nó một cách hiệu quả. Quản lý chuỗi cung ứng rất phức tạp do số lượng lớn các thành phần thay đổi liên tục của nó, đó là lý do tại sao việc tích hợp module quản lý chuỗi cung ứng (SMC module) vào phần mềm ERP là cần thiết.

Tương tự như phần mềm quản lý chuỗi cung ứng độc lập, dữ liệu thời gian thực là một tính năng quan trọng của các module phần mềm quản lý chuỗi cung ứng ERP. Khả năng đưa ra quyết định dựa trên thông tin cập nhật nhất là một lợi thế lớn cho những người sử dụng module này.

Ví dụ, với khả năng hiển thị thời gian thực của chuỗi cung ứng, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy những điểm yếu trong quá trình sản xuất hoặc phân phối. Bạn cũng có thể đo lượng thời gian trung bình để sản xuất một sản phẩm và so sánh với tốc độ chung của toàn ngành. Với những thống kê liên quan chặt chẽ này, bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn cho nhu cầu cung ứng trong tương lai.

Ngoài việc lập kế hoạch, dự báo nhu cầu cung ứng cũng là một chức năng quan trọng khác của module SCM. Sử dụng các phân tích dự đoán, module SCM sẽ có thể dự đoán nhu cầu trong tương lai cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng dự đoán này để tạo một kế hoạch sản xuất đáp ứng vừa đủ nhu cầu. Một công cụ dự báo hiệu quả có thể giảm bớt kha khá chi phí bằng cách giảm thiểu hư hỏng và hàng tồn kho dư thừa.

Bên cạnh đó, các tính năng bổ sung của một module SCM bao gồm đặt hàng, quản lý tài liệu và các công cụ quản lý chất lượng.

3. Quản lý kho hàng

Các module quản lý kho hàng trên phần mềm ERP hoạt động rất chặt chẽ với SCM, đôi khi hoạt động như một bộ công cụ rút gọn nếu bạn chọn bỏ qua module SCM. Chẳng hạn, nếu bạn không làm việc với bộ phận sản xuất hoặc chuỗi giao nhận, bạn vẫn cần biết kho hàng của mình còn bao nhiêu chỗ trống không chỉ để thực hiện đơn hàng hiện tại, mà còn chuẩn bị sẵn chỗ cho đợt hàng sắp tới.

Module ERP dạng này cực kỳ quan trọng vì chúng tương tác với nhiều bộ phận trong doanh nghiệp của bạn. Chúng tham gia từ việc nhận hàng đến thông báo vận chuyển và đẩy cao mức năng suất tối đa thông qua các công cụ như lập hóa đơn, vận chuyển và quản lý đơn hàng. Tăng tỷ suất lợi nhuận, tăng hiệu quả và làm hài lòng khách hàng là một số lợi ích chung của công cụ này.

Tuỳ thuộc vào khả năng của các module quản lý kho bãi, bạn có thể đánh giá chất lượng của gói phần mềm ERP doanh nghiệp mình đang dùng mạnh đến mức nào. Những tính năng cần có trong một module quản lý kho bãi mạnh mẽ bao gồm theo dõi mức độ nhập hàng, xử lý biên nhận hàng tồn kho và chức năng đa vị trí.